قواعد وإجراءات إقامة المحاضرات والدورات التدريبية والاجتماعات وورش العمل في المملكة العربية السعودية

الفصل الأول: المقدمة

المادة الأولى: تعريفات

يقصد بالكلمات والعبارات الآتية حيثما وردت المعاني الموضحة لها مالم يقض سياق النص بغير ذلك:

1. المملكة: المملكة العربية السعودية.
2. الهيئة: الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات.
3. المنظم: إحدى مؤسسات أو شركات القطاع الخاص، الجمعيات (العلمية والمهنية والطبية والأهلية والخيرية)، الغرف التجارية الصناعية، الجامعات والمعاهد الاهلية، ومراكز التدريب في المملكة.
4. الجهات المختصة: الجهات الحكومية ذات العلاقة بأنشطة المحاضرات والدورات التدريبية مثل وزارة التعليم، والمؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني، والهيئة السعودية للتخصصات الصحية، وغيرها.
5. الفعالية/الفعاليات: يقصد بها في هذه الوثيقة للتعبير بشكل عام عن أربعة أنواع من فعاليات الأعمال وهي: المحاضرات، الاجتماعات، ورش العمل، والدورات التدريبية.
6. المحاضرة: فعالية يحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن يوم عمل، ويكون فيها متحدث واحد يقدم عرضًا أو ورقة عمل عن موضوع معين.
7. الاجتماع: فعالية يحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن ثلاثة أيام عمل، لمناقشة موضوع محدد، وقد يكون الاجتماع مؤسسي او لجمعيات.
8. ورشة عمل: فعالية يحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن خمسة أيام عمل، لمناقشة موضوع محدد أو حل مشكلة أو تطوير منتج.
9. دورة تدريبية: فعالية تنظمها جهة تدريبية معتمدة تقدم معارف ومهارات لتطوير قدرات المشارك في الفعالية ويتم منح المشارك شهادة، ويحضرها عدة أشخاص في مكان يتم استئجاره أو خارج مقر الجهة المنظمة، ولا تزيد عن خمسة عشر يومًا، فيما عدا برامج التدريب التأهيلية التي تكون مدتها وفق اعتماد المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني للبرنامج العلمي أكثر من ذلك.
   
10. 
    

المادة الثانية: نطاق القواعد والإجراءات

يستثنى من القواعد والإجراءات التالي:

• - الفعاليات الثقافية (المحاضرات الدينية والدعوية، الأمسيات الشعرية، المسرحيات، المسابقات، الحفلات، والمناسبات الاجتماعية)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 15/4/1426هـ، وتعميم ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رقم (164530) وتاريخ 18/9/1436هـ.
• - الفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/10/1432هـ، والأمر السامي رقم (7436) وتاريخ 21/10/1431هـ.
  
• 
  

الفصل الثاني: قواعد إقامة الفعاليات

المادة الثالثة: الشروط العامة

1- يمنع إقامة الفعاليات في المملكة التي تقع ضمن نطاق هذه الوثيقة دون ترخيص من الهيئة.

2- يجب المحافظة على الأنظمة العامة والتعليمات المعمول بها في المملكة أثناء تنفيذ الفعالية.

3- أن يتم تسمية الفعالية بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر باللغة العربية والإنجليزية على أن يكون ذو دلالة لمحتوى الفعالية.

4- يجوز للمنظم بعد انتهاء الفعالية تقديم مشهد أو شهادة حضور للحاضرين، وفي حال تضمنت شهادة الحضور ساعات تدريبية فإنه يتطلب اعتماد هذه الساعات من الجهات الحكومية المختصة.

5- يجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) للترخيص احدى الفئات التالية:

• * شركات ومؤسسات القطاع الخاص.
• * الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة.
• * الغرف التجارية الصناعية.
• * الجامعات والمعاهد الاهلية
• * مراكز التدريب المرخصة من جهات الاختصاص.
  
• 
  

6- يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للفعالية بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على ترخيص الفعالية من الهيئة.

7- يجب أن تتطابق المعلومات المقدمة في طلب ترخيص الفعالية عند إقامة الفعالية من ناحية اسم الفعالية، ومكانها، وزمانها، والمواضيع الرئيسية التي ستتناولها.

8- لا يجوز إحالة الترخيص من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن التعاقد مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التنظيم أو التوريد أو التسويق.

9- لا تتحمل الهيئة أي مسؤولية أدبية أو مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات.

 المادة الرابعة: مكان الفعالية

1. 1- اقتصار إقامة الفعالية في الفنادق ومنشآت المؤتمرات والمعارض والمرافق المسجلة لدى البوابة الإلكترونية للهيئة.
2. 2- لا يجوز لإدارات المنشآت والمرافق المخصصة للفعاليات السماح بانعقاد الفعاليات فيها مالم تكن مرخصة من الهيئة.

 المادة الخامسة: برنامج الفعالية

1- يجب إعداد برنامج الفعالية بشكل جيد يضمن تحقيق أهداف إقامة الفعالية.

2- يجب اختيار المتحدث في المحاضرة بعناية وتسجيل بياناته في الهيئة قبل موعد المحاضرة، والتأكد عند اختيار المتحدث بالتالي:

• * ألا يكون عليه سوابق أمنية أو تحفظات معلنة.
• * أن يكون حسن السيرة والسلوك.
• * أن يكون مختصًا ولديه خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه.
  
• 
  

3- يُمنع أثناء انعقاد الفعالية الإساءة إلى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام.

4- يجب الالتزام بكافة أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم الفعالية.

المادة السادسة: الفعاليات المصاحبة

يجوز تنظيم برامج سياحية للمشاركين في الفعالية في المنطقة المقامة فيها ومناطق المملكة الأخرى بالتعاون مع مؤسسات تنظيم الرحلات السياحية والمرشدين السياحين المرخصين من وزراة السياحة.

 المادة السابعة: إدارة الفعالية

1. 1- أن يكون المسؤول عن إدارة الفعالية ذو خبرة في إدارة الفعاليات.
2. 2- يجب تسجيل جميع المشاركين في الفعالية أو إيجاد نظام إلكتروني لتسجيل المشاركين بحيث يتم تسجيل الاسم والجهة والوظيفة ومعلومات الاتصال، ويمنع المشاركة في الفعالية بدون تسجيل.
3. 3- يلتزم جميع العاملين والمشاركين في الفعالية بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها.
4. 4- توفير مكتب للإدارة التنفيذية للفعالية مجهز بخدمات الهاتف والفاكس والانترنت، وتعيين مسؤول متواجد في هذا المكتب خلال ساعات العمل في حال تجاوز عدد حضور الفعالية الـ 200 شخص.
5. 5- تخصيص غرفة اسعاف أولية ومسؤول اسعاف على مدار ساعات العمل للفعالية في حال تجاوز عدد حضور الفعالية الـ 200 شخص.
6. 6- تخصيص مكان للمعلومات والإجابة على استفسارات المشاركين في الفعالية في حال تجاوز عدد حضور الفعالية الـ 200 شخص.
7. 7- توفير وسيلة لاستقبال الشكاوى والاقتراحات من المشاركين في الفعالية.
8. 8- يُمنع منعًا باتًا التدخين في جميع مرافق الفعالية، وتوضع علامات واضحة "ممنوع التدخين"، وتخصص منطقة للمدخنين في الفناء الخارجي.
9. 9- تخصيص منطقة للرجال والنساء لأداء فريضة الصلاة.
10. 10- أن يوضع رقم الترخيص على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للفعالية.

المادة الثامنة: إقفال وتقييم الفعالية

يلتزم المنظم بإنهاء الفعالية في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير خلال (15) يومًا من تاريخ انتهاء الفعالية إلى الهيئة من خلال البوابة الإلكترونية (www.scega.gov.sa)، ويرفق بالتقرير البرنامج التفصيلي للفعالية، ويشمل التقرير ما يلي:

1. 1- التاريخ والوقت الفعلي لبدء ونهاية الفعالية.
   
2. 2- اسم المتحدث أو المدرب ومعلومات اتصاله في حال كانت الفعالية من نوع محاضرة أو دورة تدريبية.
3. 3- عدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم الفعالية.
4. 4- إجمالي الحضور من داخل المملكة وخارجها للفعالية.
5. 5- ميزانية الفعالية (إجمالي المصروفات وإجمالي الايرادات).
6. 6- معلومات عامة عن نتائج الفعالية.
   
7. 
   

الفصل الثالث: إجراءات ترخيص الفعالية

المادة التاسعة: شروط عامة لإصدار ترخيص الفعالية

1. 1- استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للفعالية المقر من مجلس إدارة الهيئة.
2. 2- تقوم الهيئة بالتواصل مع الجهة الحكومية ذات العلاقة بتخصص الفعالية (إن لزم الأمر) قبل الحصول على الترخيص وذلك في الحالات التي تتناول الفعالية مواضيع تناقش بشكل مباشر اختصاصات أو مهام تلك الجهة الحكومية، ويتم أخذ مرئياتهم ومدى تأييدهم لإقامة الفعالية (إن لزم الأمر)، وفي 3- حال عدم تأييد الجهة الحكومية، فسيتم اشعار المنظم بذلك وتتاح له الفرصة بالاتصال المباشر مع الجهة الحكومية لإقناعهم بمدى جدوى الفعالية.
3. 4- يجوز للمنظم وضع رسوم لحضور الفعالية بعد التنسيق مع الهيئة قبل إقامة الفعالية.
4. 5- تجوز للهيئة رفض طلب تنظيم الفعالية بناءً على معطيات تتعلق بموضوع الفعالية أو بجدولة الفعالية أو تعارضها مع فعاليات أو مناسبات أخرى، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة.
5. 6- ترخيص الفعالية لا يعفي المنظم من أي مسئولية أو ملاحقة قانونية أو قضائية متعلقة بحقوق الأخرين إذا تقدم بها طرف أو أطراف أخرى داخل أو خارج المملكة قبل أو أثناء أو بعد إقامة الفعالية.

المادة العاشرة: إجراءات الحصول على ترخيص المحاضرات والدورات التدريبية

1. 1- يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للهيئة (www.scega.gov.sa)، وبعد ذلك يتم الاختيار من قائمة الخدمات الإلكترونية في البوابة الإلكترونية للهيئة"خدمة ترخيص المحاضرات والدورات التدريبية".
2. 2- يجب تقديم الطلب لترخيص المحاضرة أو الدورة التدريبية من خلال البوابة الإلكترونية للهيئة قبل (7) أيام من موعد إقامتها مع التأكد من صحة البيانات المقدمة من ناحية اسم المحاضرة أو الدورة التدريبية، ومكانها، وزمانها، ومواضيعها، وبيانات المحاضر أو المدرب، وإرفاق التالي:
3. 
   
4. * صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المحاضرة أو الدورة التدريبية.
   
• * صورة من تصريح المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني أو الهيئة السعودية للتخصصات الصحية في حال كانت محاضرة أو دورة تدريبية معتمدة حسب اختصاص تلك الجهات، أو من جهة رسمية يقع الاختصاص ضمن مسئولياتها.
  
  
5. 3- عند اكتمال الطلب يرسل للهيئة رسالة تأكيد استلام الطلب، ويتم دراسته على أن يتم إفادة المنظم خلال (5) أيام بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
6. 4- في حال استيفاء الطلب وصدور الموافقة عليه من الهيئة، يدفع المنظم المقابل المالي للخدمة ويتم إشعاره بذلك عبر البريد الإلكتروني لإصدار شهادة الترخيص، ويستلم المنظم الترخيص عبر البريد الإلكتروني.
7. 5- تزود الهيئة الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء المحاضرة أو الدورة التدريبية كلٌ حسب اختصاصه.
   
8. 
   

المادة الحادية عشر: إجراءات الحصول على ترخيص الاجتماعات وورش العمل

1- يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للهيئة (www.scega.gov.sa)، وبعد ذلك يتم الاختيار من قائمة الخدمات الإلكترونية في بوابة الإلكترونية للهيئة "خدمة ترخيص الاجتماعات وورش العمل".

2- يجب تقديم الطلب لترخيص الاجتماع أو ورشة العمل من خلال البوابة الإلكترونية للهيئة قبل (5) أيام من موعد إقامتها مع التأكد من صحة البيانات المقدمة من ناحية اسم الاجتماع أو ورشة العمل، ومكانها، وزمانها، ومواضيعها الرئيسية، وأرفاق التالي:

 * صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة الاجتماع أو ورشة العمل.

• 3- عند اكتمال الطلب ترسل الهيئة رسالة تأكيد استلام الطلب، ويتم دراسته على أن يتم إفادة المنظم خلال (5) أيام بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
  

4- في حال استيفاء الطلب وصدور الموافقة عليه من الهيئة، يدفع المنظم المقابل المالي للخدمة ويتم إشعاره بذلك عبر البريد الإلكتروني لإصدار شهادة الترخيص، ويستلم المنظم الترخيص عبر البريد الإلكتروني.

5- تزود الهيئة الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء المحاضرة أو الدورة التدريبية كلٌ حسب اختصاصه.

 المادة الثانية عشر: تعديل زمان أو مكان أو موضوع الفعالية

1- في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان إقامة الفعالية أو إلغاءها يتم إبلاغ الهيئة عبر البوابة الإلكترونية على أن يتم توضيح مبررات التغيير، للحصول على موافقة من الهيئة على ذلك، قبل (48) ساعة من موعد إقامة الفعالية.

2- لا يجوز تغيير اسم الفعالية أو موضوعها أو محاورها بعد صدور الترخيص، ويتطلب ذلك التغيير تقديم طلب جديد.

3- لا يجوز زيادة عدد الحضور المستهدفة أو تعديل فئة الحضور بعد صدور الترخيص، ويتطلب ذلك التغيير تقديم طلب جديد.

الفصل الرابع: المخالفات والعقوبات

المادة الثالثة عشر: العقوبات

في حال الاخلال بالقواعد المنصوص عليها في هذه الوثيقة، يعاقب كل من يخالف أحكام الفصل الثاني من هذه الوثيقة، بما يلي:

1- إنذار كتابي وطلب تعديل المخالفات أثناء إقامة الفعالية إذا ارتكبت في المرة الأولى، وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلاً.

2- يحظر على المنظم إقامة فعاليات لمدة ثلاثة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثانية بعد الإنذار الكتابي، وفي حال وجود فعاليات للمنظم موافق عليها أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.

3- يحظر على المنظم إقامة فعاليات لمدة ستة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثالثة، وفي حال وجود فعاليات للمنظم موافق عليها أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى ولا يعاد جدولتها ولا ينظر لطلب تأجيلها لما بعد فترة الحظر.

4- يعلق سجل المنظم من البوابة الإلكترونية الهيئة ويمنع من إقامة الفعاليات في حالة تكرار المخالفة في المرة الرابعة، وتلغى جميع الفعاليات المرخصة. ولا يجوز استرجاع سجل المنظم في البوابة الإلكترونية للهيئة، إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق، وبناءً على تعهدات خاصة بعدم المخالفة مستقبلاً، والوفاء بأي متطلبات تستجد في حينه، ويتم إشعار الجهات المختصة بذلك.

المادة الرابعة عشر: قرار العقوبة والتظلم

1. 1- تصدر الهيئة توصية بالعقوبة ويعتمد قرار العقوبة من رئيس مجلس الادارة، أو من يفوضه.
2. 2- يجوز التظلم من قرار العقوبة أمام رئيس مجلس الادارة خلال (15) يومًا من تاريخ تبليغه بالقرار، وتتم دراسة التظلم وافادة المتظلم خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يومًا.
3. 3- في حال رفض التظلم أو عدم الرد، يجوز التظلم أمام المحاكم المختصة، وفقًا للأنظمة.
   
4. 
   

أقر بأنني قرأت جميع القواعد والإجراءات الخاصة بالتقديم على المحاضرات اضغط هنا