(قواعد وإجراءات إقامة المعارض التجارية)
المستندات المطلوبة:
1- صورة من حجز القاعة التي سيقام بها المعرض.
2- خطة عمل للمعرض.
3- مخطط تفصيلي للمعرض موضح به توزيع العارضين.
4- المدة االنظامية لإصدار الترخيص (5) أيام، على أن يتم التقديم على طلب ترخيص الفعالية قبل موعدها (سبعة أيام) على الأقل.
5- رابط لمعرفة المقابل المالي (اضغط هنا).
الفصل الأول: المقدمة
المادة الأولى: تعريفات
يقصد بالكلمات والعبارات الآتية حيثما وردت المعاني الموضحة لها مالم يقض سياق النص بغير ذلك:
المملكة: المملكة العربية السعودية.
الهيئة: الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات.
المنظم: إحدى المؤسسات أو الشركات المرخص لها بتنظيم المعارض.
الوثيقة: قواعد وإجراءات إقامة المعارض التجارية في المملكة العربية السعودية والنماذج المرفقة.
الجهات المختصة: مجلس إدارة الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات.
المعرض التجاري: فعالية أعمال تنظمها مؤسسة أو شركة مرخصة بنشاط تنظيم المعارض بهدف تسهيل التقاء المشترين مع البائعين بطريقة فعالة، ويكون زواره من أصحاب الأعمال والمختصين ويمنع فيها البيع المباشر، وقد تشمل الفعالية تنظيم ورش عمل ومحاضرات مصاحبة متخصصة. ويصنف المعرض التجاري كمعرض "دولي" إذا شارك فيه 10% أو أكثر من عدد العارضين أو الزوار من خارج المملكة، ويسمى بمعرض دولة منفردة في حال تنظمه دولة واحدة منفردة بغرض التعريف بمنتجاتها وخدماتها وقد يصاحبه بعض العروض الثقافية أو الفنية أو الحرفية من نفس الدولة.
الملتقى: فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة.
المادة الثانية: نطاق القواعد والإجراءات
يخضع لهذه القواعد والإجراءات جميع المعارض التجارية التي تقام في المملكة، ويستثنى منها الاتي:
1- معرض الكتاب الدولي بالرياض وهو تحت اشراف وزارة الثقافة والاعلام حسب قرار مجلس الوزراء رقم (246) وتاريخ 17/7/1434هـ.
2- المعارض التجارية التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/10/1432هـ، والأمر السامي رقم (7436) وتاريخ 21/10/1431هـ.
3- المعارض الفنية (معارض الفن التشكيلي، معارض الصور...الخ)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 15/4/1426هـ، وتعميم ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رقم (164530) وتاريخ 18/9/1436هـ.
الفصل الثاني: قواعد إقامة المعارض التجارية
المادة الثالثة: الشروط العامة
1- يُمنع إقامة المعارض التجارية في المملكة والتي تقع ضمن اختصاص الهيئة دون الحصول على ترخيص من الهيئة.
2- يجب المحافظة على الأنظمة العامة والتعليمات المعمول بها في المملكة أثناء تنفيذ المعرض التجاري.
3- يمنع الإساءة إلى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام أثناء انعقاد المعرض التجاري.
4- يحدد مجلس إدارة الهيئة قيمة المقابل المالي لخدمات الهيئة ذات العلاقة بالمعارض التجارية، وتتم مراجعتها بصفة دورية.
5- يجب تسمية المعرض التجاري بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، وأن يعبر اسمه عما هو معروض فيه، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمعرض التجاري باللغة العربية والإنجليزية.
6- يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمعرض التجاري بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على شهادة الترخيص للمعرض التجاري من الهيئة.
7- لا يجوز إحالة ترخيص المعرض التجاري من الباطن أو بيعه للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمعرض التجاري.
8- لا تتحمل الهيئة أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمعارض التجارية.
المادة الرابعة: زمان ومكان المعرض التجاري
1- يجب ألا تزيد مدة المعرض التجاري عن سبعة أيام.
2- تقتصر إقامة المعرض التجاري في صالات المعارض المرخصة، والقاعات المرخصة داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من الهيئة.
3- يجوز إقامة المعرض التجاري في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها صالات معارض بعد ترخيص من الهيئة.
4- لا يجوز لصالات المعارض أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المعارض التجارية فيها مالم تكن مرخصة من الهيئة، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المعارض التجارية لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من الهيئة.
المادة الخامسة: العارضين والمعروضات والفعاليات المصاحبة
1- يجب أن يكون المعرض التجاري متخصصًا في نوعية المنتجات.
2- اقتصار المشاركة في المعرض التجاري على الشركات والمؤسسات المحلية والدولية المرخصة، والجهات الحكومية الراعية.
3- يُمنع البيع المباشر للمعروضات أثناء تنفيذ المعرض تجاري.
4- يُمنَع منعًا باتًا ما يلي:
* عرض أي مواد توشك صلاحيتها على الانتهاء.
* عرض السلع المُقلَدة، المُعدّات والأجهزة والآلات غير المُطابقة للمواصفات والمقاييس السعودية.
5- يسمح بتخصيص منطقة يتم فيها بيع الاكل والشراب على أن تكون المشاركات في تلك المنطقة من المطاعم المرخصة من قبل الجهات المختصة، وحسب المعايير المعتمدة في تلك الجهات.
6- يجوز إقامة مؤتمرات أو ندوات أو محاضرات أو ورش عمل مصاحبة للمعرض، بعد التنسيق مع الهيئة قبل إقامة المعرض بـ 7 أيام على الأقل، وأخذ موافقة الهيئة كتابيًا، وفي حال صاحب المعرض التجاري مؤتمر أو منتدى أو ندوة، فإنه يسمى بـ "ملتقى".
7- يجوز إقامة معرض استهلاكي مصاحب للمعرض التجاري بشرط الحصول على ترخيص مستقل حسب قواعد وإجراءات إقامة معارض السلع الاستهلاكية.
8- يجب الالتزام بأنظمة الجمارك السعودية عند مشاركة البضائع في المعرض التجاري.
9- يجب تطبيق أنظمة وزارة الاسكان فيما يخص نظامية مشاركات الجهات العارضة في المعارض التجارية المختصة بالعقار.
10- يجب الالتزام بكافة أنظمة وزارة التجارة المعتمدة عند تنظيم المعارض التجارية المختصة بالمعادن الثمينة والاحجار الكريمة.
11- يجب الالتزام بكافة أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المعرض التجاري.
المادة السادسة: إدارة المعرض التجاري
1- يجب مراعاة تطبيق أنظمة وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ومتطلبات توطين الوظائف المعلنة من قبل الوزارة أو تلك المُعلنة من قبل الجهات الرسمية عند إقامة المعرض التجاري.
2- يجب إيجاد منصة تسجيل أو نظام إلكتروني لتسجيل المشاركين والزوار في المعرض التجاري يشمل تسجيل الاسم والجهة والوظيفة ومعلومات الاتصال، ويمنع المشاركة في المعرض التجاري بدون تسجيل، وتزويد الهيئة بنسخة من هذا التوثيق في حال تم طلب ذلك، وذلك خلال فترة لا تتعدى السنتين من تاريخ إقامة المعرض التجاري.
3- يجب تعليق لوحات على جميع الأجنحة المشاركة موضح فيها أسماء الجهات.
4- يلتزم جميع العاملين والعارضين والزوار المشاركين في المعرض التجاري بتعليق بطاقات تعريفية موضح فيها الاسم والوظيفة والجهة التي يعمل بها.
5- أن يكون مظهر العارضين لائقًا من ناحية الملبس وحسب الضوابط الشرعية والتقاليد العامة.
6- توفير مكتب للإدارة التنفيذية للمعرض التجاري مجهز بخدمات الهاتف والفاكس والانترنت، وتعيين مسؤول متواجد في هذا المكتب خلال ساعات عمل المعرض التجاري.
7- تخصيص مكتب للجهات الحكومية الرقابية المختصة وفق نشاط المعرض وحاجة مشاركة الجهات الرقابية.
8- تخصيص غرفة اسعاف أولية ومسؤول اسعاف على مدار ساعات العمل في المعرض التجاري.
9- تخصيص مكان للمعلومات والإجابة على استفسارات زوار المعرض التجاري.
10- توفير آلية استقبال شكاوى ومقترحات زوار المعرض التجاري.
11- يمنع منعًا باتًا التدخين في جميع مرافق المعرض التجاري، وتوضع علامات واضحة "ممنوع التدخين"، وتخصص منطقة للمدخنين في الفناء الخارجي للمعرض التجاري.
12- تخصيص منطقة للرجال والنساء لأداء فريضة الصلاة، ورفع الآذان في المعرض.
13- توفير موقع إلكتروني خاص بالمعرض التجاري.
14- أن تكون الهدايا التي توزع في المعرض التجاري بقدر الامكان من المنتجات الحرفية السعودية.
15- أن يوضع شعار الهيئة ورقم الترخيص على جميع المواد الإعلانية والتسويقية للمعرض التجاري.
المادة السابعة: إقفال وتقييم المعرض التجاري
يلتزم المنظم بإنهاء المعرض التجاري في الوقت المحدد حسب الترخيص، وتقديم تقرير خلال (15) يومًا من تاريخ انتهاء المعرض التجاري إلى الهيئة، ويستخدم التقرير لأغراض الأبحاث ولا ينشر من قبل الهيئة، ويشمل التقرير ما يلي:
1- تاريخ بداية ونهاية المعرض التجاري الفعلي.
2- المساحة الاجمالية الفعلية للمعرض التجاري.
3- المساحة الاجمالية الفعلية التي تم تأجيرها في المعرض التجاري.
4- عدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم المعرض التجاري وجنسياتهم.
5- قائمة بأسماء وأرقام تواصل الجهات العارضة في المعرض التجاري، مع قائمة بأسماء الجهات الراعية.
6- اجمالي عدد العارضين المشاركين في أجنحة المعرض التجاري.
7- إجمالي عدد الزوار للمعرض التجاري من داخل المملكة وخارجها.
8- صور للمعرض التجاري وملخص إعلامي عن المعرض وما تناولته وسائل الإعلام.
9- معلومات عن عدد وقيمة الصفقات التي أبرمت في المعرض التجاري.
10- النتائج المالية للمعرض التجاري من حيث التكاليف والعوائد.
الفصل الثالث: إجراءات ترخيص المعارض التجارية
المادة الثامنة: شروط اصدار ترخيص المعارض التجارية
1- يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للهيئة (www.scega.gov.sa). وبعد ذلك يتم الاختيار من قائمة الخدمات الإلكترونية في بوابة الإلكترونية للهيئة، وتعبئة نموذج طلب ترخيص.
2- يجب التقديم بطلب ترخيص للمعرض التجاري من خلال البوابة الإلكترونية للهيئة قبل 7 أيام من تاريخ أقامته.
3- يرفق مع طلب الترخيص ما يلي:
* قائمة بالجهات المشاركة في المعرض التجاري (اسم الجهة، نشاطها، مقرها، نوع المعروضات)
* كروكي توزيع المشاركات على مساحة المعرض مع توضيح المساحة الإجمالية للمعرض.
* صورة من خطاب تأكيد حجز مكان إقامة المؤتمر.
* خطة عمل وتصور تفصيلي للمعرض التجاري تشمل التالي:
* الأهداف والمحاور العامة للمعرض التجاري.
* فئة الحضور المستهدفة للمعرض التجاري.
* عدد الحضور المستهدف للمعرض التجاري من داخل المملكة ومن خارجها.
* الهيكل التنظيمي للإدارة التنفيذية للمعرض التجاري مع ذكر أسماء المسؤولين الأساسيين في إدارة المعرض.
* ميزانية تقديرية للمعرض التجاري.
* شعار المعرض التجاري.
4- يجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمعرض التجاري المقر من مجلس إدارة الهيئة.
5- تقوم الهيئة بالتواصل مع الجهة الحكومية ذات العلاقة بتخصص المعرض التجاري (إن لزم الأمر) قبل الحصول على الترخيص، ويتم أخذ مرئياتهم ومدى تأييدهم لإقامة المعرض التجاري (إن لزم الأمر)، وفي حال عدم تأييد الجهة الحكومية، فسيتم إشعار المنظم بذلك وتتاح له الفرصة بالاتصال المباشر مع الجهة الحكومية لإقناعهم بمدى جدوى المؤتمر.
6- تجوز للهيئة رفض طلب تنظيم المؤتمر بناءً على معطيات تتعلق بموضوعات المؤتمر أو خطة تنفيذه أو بجدولة المؤتمرات أو تعارضها مع مؤتمرات أو مناسبات أخرى، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة.
7- يجوز للمنظم وضع رسوم لحضور المؤتمر بعد التنسيق مع الهيئة قبل إقامة المؤتمر.
8- تدرس الهيئة الطلب، ويرد على المنظم خلال (5) أيام بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
9- في حال وافقت الهيئة على الطلب، يدفع المنظم المقابل المالي للخدمة.
10- تصدر الهيئة شهادة ترخيص المؤتمر، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص عبر البريد الإلكتروني.
11- تزود الهيئة الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المؤتمر كلٌ حسب اختصاصه.
المادة الحادية عشر: إجراءات تعديل زمان أو مكان المعرض التجاري
1- في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المعرض التجاري أو إلغاءه يتم إبلاغ الهيئة عبر البوابة الالكترونية قبل (5) أيام على الأقل من موعد إقامة المعرض التجاري، ويتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من الهيئة بذلك.
2- يقوم المنظم بتسديد مقابل خدمات مالي لهذا التعديل أو التغيير.
3- لا يجوز تغيير اسم المعرض التجاري أو موضوعه أو محاوره بعد الحصول على شهادة الترخيص. ويتطلب تقديم طلب جديد.
الفصل الرابع: المخالفات والعقوبات
المادة الثانية عشر: العقوبات
في حال الاخلال بالأنظمة واللوائح المنصوص عليها، يعاقب كل من يخالف أحكام الفصل الثاني من هذه الوثيقة و/أو أي من الأحكام الواردة بنموذج التعهد بالالتزام بالضوابط والشروط، بما يلي:
1- إنذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المعرض التجاري إذا ارتكبت في المرة الأولى، وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلاً.
2- يحظر على المنظم إقامة المعارض والمؤتمرات لمدة ثلاثة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثانية بعد الإنذار الكتابي، وفي حال وجود معارض أو مؤتمرات مرخصة للمنظم وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.
3- يحظر على المنظم إقامة المعارض والمؤتمرات لمدة ستة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثالثة، وفي حال وجود معارض أو مؤتمرات مرخصة للمنظم وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.
4- يعلق السجل الخاص بنشاط إقامة المعارض والمؤتمرات في حالة تكرار المخالفة في المرة الرابعة، وتلغى جميع المعارض والمؤتمرات المرخصة. ولا يجوز إعادة قيد النشاط، إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق، وبناءً على تعهدات خاصة بعدم المخالفة، والوفاء بأي متطلبات تستجد في حينه.
المادة الثالثة عشر: قرار العقوبة والتظلم
1- تصدر الهيئة توصية بالعقوبة ويعتمد قرار العقوبة من رئيس مجلس إدارة الهيئة، أو من يفوضه.
2- يجوز للمنظم المخالف التظلم من قرار العقوبة أمام رئيس مجلس إدارة الهيئة خلال (60) يومًا من تاريخ تبليغه بالقرار، وتتم دراسة التظلم والبت فيه من قبل الهيئة والعرض لرئيس مجلس إدارة الهيئة.
3- إذا رُفض التظلم، جاز للمنظم رفع دعوى أمام المحاكم المختصة وفقًا للأنظمة.
أقر بأنني قرأت جميع ما سبق وأتعهد بالالتزام به. اضغط هنا
