​​

مؤتمر

اجتماع علمي يناقش موضوعًا محددًا في عدد من المحاور، يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاث وأوراق عمل محكّمة تعتمد من اللجنة العلمية للمؤتمر، ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات، ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. ويتكون المؤتمر من جلسات نقاش أو محاضرات أو ورش عمل، ويتم استعراض المواد إما من خلال عروض مرئية أو خطابة أو حوار أو نقاش. وقد يشمل المؤتمر تنظيم معرض مصاحب للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وعادة يحظى بتغطية إعلامية، ويتم تسميته بـ"ملتقى" في حال صاحب المؤتمر معرض تجاري أو استهلاكي.

يندرج تحت مسمى مؤتمر في هذه الوثيقة مسميات رئيسة وهي كالتالي:​

• منتدى

• اجتماع يناقش موضوعًا عامًا في عدد من المحاور، يتبادل المشاركين فيه وجهات النظر من خلال جلسات وورش عمل، ولا يتطلب تنظيم المنتدى الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. وقد يشمل المنتدى تنظيم معرض مصاحب للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وقد يقع المنتدى ضمن فعالية أشمل مثل أسبوع محدد أو حملة وطنية.

• 
  

• ندوة

• اجتماع لعدد من المتخصصين في مجال معين، ويتم فيها مناقشة موضوع محدد، وقد تقع الندوة ضمن فعالية أشمل مثل أسبوع محدد أو حملة وطنية، وعادة يكون فيها تغطية إعلامية.
• 
  
• 
  

• ملتقى

• فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة.

• 
  

مؤتمر أو منتدى أو ندوة أو ملتقى دولي

يصنف المؤتمر أو المنتدى أو الندوة أو ملتقى بأنه "دولي" إذا شارك فيه 15% أو أكثر من عدد الحاضرين من خارج المملكة أو أن يكون الحاضرين من 3 دول أو أكثر.

أولاً: تقديم طلب الموافقة المبدئية للمؤتمر​​

1- يجب التقديم بطلب الموافقة المبدئية للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (180) يوم على الأقل من اقامته.

2- يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للبرنامج (www.secb.gov.sa). وبعد ذلك يتم اختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى من قائمة الخدمات الإلكترونية الموجودة على البوابة الإلكترونية للبرنامج، ثم اختيار تقديم طلب موافقة مبدئية، ثم تعبئة النموذج.

3- يرفق مع طلب الموافقة المبدئية ما يلي:

1. - صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.
2. - خطة عمل وتصور تفصيلي للمؤتمر تشمل التالي:
3. · أهداف المؤتمر، والمحاور العامة للمؤتمر.
4. · فئة الحضور المستهدفة للمؤتمر.
5. · عدد الحضور المستهدف للمؤتمر من داخل المملكة ومن خارجها.
6. · الهيكل التنظيمي للإدارة التنفيذية للمؤتمر مع ذكر أسماء المسؤولين الأساسيين في إدارة المؤتمر.
7. · ميزانية تقديرية للمؤتمر.
8. · شعار المؤتمر.

4. في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية، يرسل البرنامج رسالة تأكيد استلام الطلب.
5. يدرس البرنامج الطلب، ويرد على المنظم خلال خمسة أيام عمل بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط، ولا تدخل أيام العطل الرسمية والأعياد ضمن هذه المدة.
6. في حال موافقة البرنامج على الطلب، يدفع المنظم مقابل مالي لخدمة الموافقة المبدئية للمؤتمر.
7. يصدر البرنامج الموافقة المبدئية للمؤتمر، ويُشعر المنظم بذلك عبر البريد الإلكتروني.

ثانيًا: إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر

1. يجب التقديم بطلب الترخيص النهائي للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (90) يومًا على الأقل من اقامته.

2. يتقدم المنظم للترخيص للمؤتمر من خلال الدخول على البوابة الإلكترونية للبرنامج، واختيار​ تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى من قائمة الخدمات الإلكترونية، ثم اختيار تقديم طلب ترخيص نهائي.

3. عند تعبئة النموذج يرجى ملاحظة أن اسماء المشاركين (المتحدثين) يجب كتابتها بالأحرف​ اللاتينية طباعةً.

- في حال اكتمال متطلبات الترخيص النهائي، يرسل البرنامج رسالة للمنظم بتأكيد استلام الطلب.

1. · يصدر البرنامج شهادة الترخيص النهائي للمؤتمر، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص عبر البريد الالكتروني.

1. 
   

3. تعديل زمان أو مكان أو موضوع المؤتمر

6. في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المؤتمر أو إلغاءه يتم إبلاغ البرنامج من خلال البوابة الإلكترونية قبل الموافقة المبدئية من موعد إقامة المؤتمر، ويتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من البرنامج بذلك.
7. يقوم المنظم بتسديد مقابل خدمات مالي لهذا التعديل أو التغيير.
8. لا يجوز تغيير اسم المؤتمر أو موضوعه أو محاوره بعد حصول الموافقة المبدئية لإقامته أو الترخيص النهائي، ويتطلب تقديم طلب جديد.
11. ​

1. يستثنى من القواعد والإجراءات التالي​

• ​· المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22/3/1431هـ.
• · المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/10/1432هـ، والأمر السامي رقم (7436) وتاريخ 21/10/1431هـ.
• ·​ الفعاليات الثقافية (المحاضرات الدينية والدعوية، الامسيات الشعرية، المسرحيات...الخ)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 15/4/1426هـ، وتعميم ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رقم (164530) وتاريخ 18/9/1436هـ.​

يجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية

أقر بأنني قرأت جميع الاجراءات و الشروط بالتقديم على ترخيص مؤتمرات، منتدى، لندوات أو ملتقى. اضغط هنا​​