المستندات المطلوبة

1- خطة عمل وتصور تفصيلي للفعالية.

2- صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة الفعالية.

الفصل الأول: المقدمة

​

المادة الأولى: تعريفات

​يقصد بالكلمات والعبارات الآتية حيثما وردت المعاني الموضحة لها مالم يقض سياق النص بغير ذلك:

1. المملكة: المملكة العربية السعودية.
2. البرنامج: البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.
3. المنظم: إحدى المؤسسات أو الشركات المرخص لها بتنظيم المؤتمرات، ويمكن قبول الجمعيات العلمية والمهنية والطبية والأهلية والتعاونية والخيرية، والغرف التجارية الصناعية، والجامعات في المملكة كمنظم للمؤتمرات الخاصة بها والتي تقع ضمن تخصصاتها وأنشطتها.
4. الوثيقة: قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة العربية السعودية والنماذج المرفقة.
5. الجهات المختصة: اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ووزارة الداخلية، أمارات المناطق، وزارة الخارجية، وزارة العمل والتنمية الاجتماعية، الهيئة السعودية للتخصصات الصحية، والجهات الأخرى ذات العلاقة وفق ما تقرره الأنظمة والتوجيهات.
6. المؤتمر: اجتماع علمي يناقش موضوعا محددا في عدد من المحاور، يقدم المشاركين المختصين فيه أبحاث وأوراق عمل محكّمة تعتمد من اللجنة العلمية للمؤتمر، ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات، ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. ويتكون المؤتمر من جلسات نقاش أو محاضرات أو ورش عمل، ويتم استعراض المواد اما من خلال عروض مرئية أو خطابة أو حوار أو نقاش. وقد يشمل المؤتمر تنظيم معرض مصاحب للرعاة والداعمين والمتعاونين فقط، وعادة يحظى بتغطية إعلامية، ويتم تسميته بـ"ملتقى" في حال صاحب المؤتمر معرض تجاري أو استهلاكي.

4. - يندرج تحت مسمى مؤتمر في هذه الوثيقة مسميات رئيسة وهي كالتالي:

• - ندوة: اجتماع لعدد من المتخصصين في مجال معين، ويتم فيها مناقشة موضوع محدد، وقد تقع الندوة ضمن فعالية أشمل مثل أسبوع محدد أو حملة وطنية، وعادة يكون فيها تغطية إعلامية.
• - ملتقى: فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة.
• - مؤتمر أو منتدى أو ندوة أو ملتقى دولي: يصنف المؤتمر أو المنتدى أو الندوة أو ملتقى بأنه "دولي" إذا شارك فيه 15% أو أكثر من عدد الحاضرين من خارج المملكة او أن يكون الحاضرين من 3 دول أو أكثر.
   
  

  المادة الثانية: نطاق القواعد والإجراءات​

• 1.    1. يخضع لهذه القواعد والإجراءات المؤتمرات التي تقيمها الغرفة التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات في المملكة.
  2.    2. يستثنى من القواعد والإجراءات التالي:

• •      · المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22/3/1431هـ.
  •      · المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (43857) وتاريخ 6/10/1432هـ، والأمر السامي رقم (7436) وتاريخ 21/10/1431هـ.
  •      ·​ الفعاليات الثقافية (المحاضرات الدينية والدعوية، الامسيات الشعرية، المسرحيات...الخ)، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي رقم (5186) وتاريخ 15/4/1426هـ، وتعميم ولي العهد نائب رئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رقم (164530) وتاريخ 18/9/1436هـ.
  
  

  الفصل الثاني: قواعد إقامة المؤتمرات

• 
   

• المادة الثالثة: الشروط العامة

1.    يمنع إقامة المؤتمرات في المملكة بجميع انواعها دون ترخيص من البرنامج.

2.    يجب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر.

3.    أن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية.

4.    أن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة، مع الالتزام بكافة الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية.

5.    يجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن (50) شخص.

6.    يجب أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر احدى الفئات التالية:

​·  الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات، على أن يكون ترخيصها وسجلها التجاري عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر ساري المفعول.

· الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الاهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة.

·  الغرف التجارية الصناعية.

·  الجامعات الحكومية أو الأهلية.

7.    يمنع القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج.

8.    لا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر.

9.    لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمؤتمرات.

المادة الرابعة: زمان ومكان المؤتمر

1.    يجب ألا تقل مدة المؤتمر عن أربع ساعات، وألا تزيد عن سبعة أيام.

2.    اقتصار إقامة المؤتمر في قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل الجامعات، والقاعات داخل الفنادق، وصالات المناسبات الاجتماعية المرخصة من البرنامج.

3.    لا يجوز لقاعات المؤتمرات أو المناسبات أو صالات الفنادق السماح بانعقاد المؤتمرات فيها مالم تكن مرخصه من البرنامج، ويجب وضع نص في العقود التي تبرم بين هذه الأماكن ومنظمي المؤتمرات لتأجير المكان اشتراط الحصول على الترخيص الرسمي من البرنامج.

4.    يجوز إقامة المؤتمر في المنشآت المؤقتة المطابقة لاشتراطات الدفاع المدني، في المدن والمحافظات التي لا تتوفر فيها قاعات للمؤتمرات بعد ترخيص من البرنامج.

 

المادة الخامسة: برنامج المؤتمر

1.    يجب تعيين مشرف مسؤول عن البرنامج العلمي له خبرة في موضوع المؤتمر.

2.    يجب اعداد برنامج المؤتمر بأسس علمية تضمن توصيل الهدف الموضوع لأجله.

3.    يجب اختيار المتحدثين في المؤتمر بعناية وتسجيل بياناتهم في البرنامج، والتأكد عند اختيار المتحدثين بالتالي:

•           · ألا يكون عليه سوابق أمنية أو تحفظات معلنة.
•           · أن يكون حسن السيرة والسلوك.
•           ·أن يكون مختصًا أو ذا خبرة في المجال الذي سيتحدث عنه.

4.    يمنع أثناء انعقاد المؤتمر الإساءة الى أيٍ من رموز الدولة أو سياساتها، أو الخوض في أي أمور سياسية أو أمنية أو قبلية أو مذهبية تثير النعرات والفتن في المجتمع، أو تؤدي إلى الإخلال بالنظام العام.

5.    يجب الالتزام بكافة أنظمة الحقوق والملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمر.

 

المادة السادسة: الفعاليات المصاحبة للمؤتمر

المادة السابعة: إدارة المؤتمر

المادة الثامنة: إقفال وتقييم المؤتمر

1.    تاريخ بدء ونهاية المؤتمر الفعلي.

2.    عدد المتحدثين في المؤتمر وأسمائهم.

3.    عدد الأشخاص الذين عملوا في تنظيم المؤتمر.

4.    عدد العارضين المشاركين في المعرض المصاحب للمؤتمر، قائمة بأسماء الجهات الراعية للمؤتمر.

5.    إجمالي الحضور للمؤتمر من داخل المملكة وخارجها.

6.    صور للمؤتمر وملخص إعلامي عن المؤتمر وما تناولته وسائل الإعلام.

7.    نتائج وتوصيات المؤتمر.

8.    النتائج المالية للمؤتمر من حيث التكاليف والعوائد.

الفصل الثالث: إجراءات ترخيص المؤتمرات

​

​المادة التاسعة: شروط اصدار ترخيص المؤتمرات

1.    يشترط للحصول على الترخيص للمؤتمرات، طلب الموافقة المبدئية من البرنامج والحصول عليها، ومن ثم التقدم لاستكمال المتطلبات وطلب الحصول على الترخيص، ولا تمنح الموافقة المبدئية الحق للمنظم بإقامة المؤتمر.

2.    الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج يعتبر شرطا أساسيا للتقديم على الترخيص النهائي للمؤتمر، ويجب أن تتطابق المعلومات المقدمة في طلب الموافقة المبدئية للمؤتمر مع المعلومات المقدمة لطلب الترخيص من ناحية اسم المؤتمر، ومكانه، وزمانه، ومواضيعه الرئيسية.

3.    يجب استيفاء المقابل المالي الخاص بالترخيص للمؤتمر المقر من اللجنة الإشرافية للبرنامج.

4.    يقوم البرنامج بالتواصل مع الجهة الحكومية ذات العلاقة بتخصص المؤتمر (ان لزم الامر) بعد الموافقة المبدئية وقبل الحصول على الترخيص وذلك في الحالات التي يتناول المؤتمر مواضيع تناقش بشكل مباشر اختصاصات أو مهام تلك الجهة الحكومية، ويتم أخذ مرئياتهم ومدى تأييدهم لإقامة المؤتمر (ان لزم الأمر)، وفي حال عدم تأييد الجهة الحكومية، فسيتم اشعار المنظم بذلك وتتاح له الفرصة بالاتصال المباشر مع الجهة الحكومية لإقناعهم بمدى جدوى المؤتمر.

5.    يجوز للبرنامج رفض طلب تنظيم المؤتمر بناء على معطيات تتعلق بموضوعات المؤتمر أو خطة تنفيذه أو بجدولة المؤتمرات أو تعارضها مع مؤتمرات أو مناسبات أخرى، أو تعليمات تصدر من الجهات المختصة.

6.    يجوز للمنظم وضع رسوم لحضور المؤتمر بعد التنسيق مع البرنامج قبل إقامة المؤتمر بثلاثة أشهر على الأقل.

المادة العاشرة: إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر

1.  يجب التقديم بطلب الموافقة المبدئية للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (180) يوم على الأقل من اقامته.

2. يجب التسجيل وفتح حساب للمنظم وتحديث البيانات في البوابة الإلكترونية للبرنامج (www.secb.gov.sa). وبعد ذلك يتم اختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى من قائمة الخدمات الإلكترونية في بوابة الالكترونية للبرنامج، ثم اختيار تقديم طلب موافقة مبدئية، ثم تعبئة النموذج.

3.  يرفق مع طلب الموافقة المبدئية ما يلي:

•           · صورة من خطاب تأكيد حجز مبدئي لمكان إقامة المؤتمر.
•           · خطة عمل وتصور تفصيلي للمؤتمر تشمل التالي:
•           · أهداف المؤتمر، والمحاور العامة للمؤتمر.
•           · فئة الحضور المستهدفة للمؤتمر.
•           · عدد الحضور المستهدف للمؤتمر من داخل المملكة ومن خارجها.
•           · الهيكل التنظيمي للإدارة التنفيذية للمؤتمر مع ذكر أسماء المسؤولين الأساسيين في إدارة المؤتمر.
•           · ميزانية تقديرية للمؤتمر.
•           ·​ شعار المؤتمر.
• 4.  في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية، يرسل البرنامج رسالة تأكيد استلام الطلب.
• 5. يدرس البرنامج الطلب، ويرد على المنظم خلال خمسة أيام عمل بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط، ولا تدخل أيام العطل الرسمية والأعياد ضمن هذه المدة.
• 6.  في حال وافق البرنامج على الطلب، يدفع المنظم مقابل مالي لخدمة الموافقة المبدئية للمؤتمر.
• 7. يصدر البرنامج الموافقة المبدئية للمؤتمر، ويشعر المنظم بذلك عبر البريد الإلكتروني.
  
  

المادة الحادي عشر: إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر

1. 1. يجب التقديم بطلب الترخيص النهائي للمؤتمر من خلال البوابة الالكترونية للبرنامج قبل (90) يوما على الأقل من اقامته.
2. 2. يتقدم المنظم للترخيص للمؤتمر عبر عبر الدخول الى البوابة الالكترونية للبرنامج، واختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر، منتدى، ندوة أو ملتقى من قائمة الخدمات الالكترونية، ثم اختيار تقديم طلب ترخيص نهائي، ثم تعبئة النموذج.).

2. في حال اكتمال متطلبات الترخيص النهائي، يرسل البرنامج رسالة للمنظم بتأكيد استلام الطلب.
4. · يدرس البرنامج الطلب والوثائق مع الجهات المختصة، ويرد على المنظم خلال (30) يوما بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
5. · يصدر البرنامج شهادة الترخيص النهائي للمؤتمر، ويسلم المنظم النسخة الأصلية من الترخيص عبر البريد الالكتروني.
6. · يزود البرنامج الجهات المختصة بصورة من الترخيص للترتيب والإشراف والمراقبة، ورصد أي مخالفات تقع أثناء تنظيم المؤتمر كلٌ حسب اختصاصه.

2. المادة الثانية عشر: تعديل زمان أو مكان أو موضوع المؤتمر

1. 1. في حال تعديل أو تغيير المنظم لموعد أو مكان المؤتمر أو إلغاءه يتم إبلاغ البرنامج عبر البوابة الالكترونية قبل (60) يوما على الأقل من موعد إقامة المؤتمر، ويتم توضيح مبررات التغيير، ويحصل على موافقة من البرنامج بذلك.
2. 2. يقوم المنظم بتسديد مقابل خدمات مالي لهذا التعديل أو التغيير.
3. 3. لا يجوز تغيير اسم المؤتمر أو موضوعه أو محاوره بعد حصول الموافقة المبدئية لإقامته أو الترخيص النهائي، ويتطلب تقديم طلب جديد.
4. 
   

   الفصل الرابع: المخالفات والعقوبات

5. ​

   المادة الثالثة عشر: العقوبات

   في حال الاخلال بالأنظمة واللوائح المنصوص عليها، يعاقب كل من يخالف أحكام الفصل الثاني من هذه الوثيقة و/أو أي من الأحكام الواردة بنموذج التعهد بالالتزام بالضوابط والشروط، بما يلي:
6. 1. انذار كتابي وطلب تعديل المخالفة أو المخالفات أثناء إقامة المؤتمر إذا ارتكبت في المرة الأولى، وتوقيع تعهد بعدم تكرار المخالفة مستقبلا.
7. 2. يحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ثلاثة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثانية بعد الإنذار الكتابي، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.
8. 3. يحظر على المنظم إقامة مؤتمرات ومعارض لمدة ستة أشهر في حال ارتكاب المخالفة في المرة الثالثة، وفي حال وجود مؤتمرات أو معارض للمنظم موافق عليها مبدئيا أو مرخصة وتقع في فترة الحظر، فإنها تلغى أو تؤجل لما بعد فترة الحظر.
9. 4.  يعلق السجل الخاص بنشاط إقامة المؤتمرات والمعارض في حالة تكرار المخالفة في المرة الرابعة، وتلغى جميع المؤتمرات والمعارض الموافق عليها مبدئيا أو المرخصة. ولا يجوز إعادة قيد النشاط، إلا بعد مضي سنة على الأقل من تاريخ التعليق، وبناءً على تعهدات خاصة بعدم المخالفة، والوفاء بأي متطلبات تستجد في حينه.
10. 
    

المادة الرابعة عشر: قرار العقوبة والتظلم